Perdem 10 anys de la nostra vida professional gestionant correu electrònic inútil segons un sondeig de la consultora Sondea.com, realitzat per a conèixer com usen les noves tecnologies els directius europeus. Segons l’informe, els europeus dediquem 2 hores cada dia administrant el correu electrònic, és a dir, emprem molts anys de la nostra vida laboral en aquestes tasques.

Parem-nos un moment a pensar. Quants correus rebem al llarg del dia? Quants d’ells són realment útils i quins d’ells no ens serveixen per a la nostra tasca? Arribem a l’oficina pel matí, obrim el servidor de correu, veiem els missatges a la safata d’entrada i d’entre tots els correus pendents en copsem un que destaca més que els altres… Un que, en majúscules, porta per assumpte “important”, “urgent”… i, evidentment, l’obrim! I descobrim que és el típic PowerPoint o la freqüent publicitat sense més importància.

Seguim reflexionant. I què me’n dieu dels missatges que arriben sense assumpte, tota una incògnita, o amb un simple “hola” sense fer referència al contingut del mateix? Que no ens permeten filtrar si són prioritaris o no i si són importants per al nostre dia laboral que comença. El temps és or, així que evitem perdre el temps en obrir correus de poca rellevància.

Què podem fer per a corregir aquesta situació? A continuació us presentaré una sèrie de consells que podem aplicar tots al nostre dia a dia, per tal d’augmentar la productivitat i no haver d’allargar innecessàriament la nostra jornada de treball:

1. No cal enviar e-mails de resposta només amb el text “ok” o “gràcies” quan aquesta contestació es sobreentén per part del nostre interlocutor.
2. Escriure un correu electrònic amb assumpte, en cas contrari s’indueix a un error. L’assumpte és importantíssim. No només ens permet saber de què tracta el correu rebut, sinó que ens facilita la feina de buscar, arxivar o esborrar. Recordem que s’ha de redactar de manera atractiva i coherent, doncs és com el titular d’una notícia, ens fa venir ganes d’obrir-lo o no.
3. Evitar motius del correu en blanc o del tipus “important”, “urgent”, “hola”, ja que són ambigus, imprecisos i confusos. Característiques que no haurien d’estar presents en un titular, si volem que acompleixi el seu objectiu.
4. L’assumpte ha de ser coherent amb el contingut del missatge de correu. Recordem que és el titular que sintetitza l’interior d’aquest. A més, facilita la feina de buscar, arxivar o esborrar el correu en qüestió.
5. Quan vulguem respondre un missatge tot introduint nous temes, és apropiat que modifiquem el títol del mateix, per tal de fer-lo més adient amb el nou contingut. El nostre receptor ens ho agrairà.
6. Quan reenviem un correu electrònic perquè considerem que pot ser d’interès al destinatari, evitem enviar-lo sense cap referència al cos del correu. En cas contrari, “obliguem” al receptor a llegir-lo sencer o bé a intentar esbrinar el perquè ens pot ser interessant.

Estic segur que amb aquests petits consells tots guanyarem temps per a desenvolupar millor la nostra feina i reduir el temps que perdem al dia tramitant correu electrònic. Si ho posem en pràctica aconseguirem grans estalvis. Comencem?

Lluís Sala - Gerent de Sala Assessor Informàtic